s@tXrkm · Perché usarlo
s@tXrkm, perché usarlo?
Le motivazioni possono essere diverse, vediamole assieme.
Innanzitutto verifica se hai le condizioni aziendali che giustificano la gestione dei rimborsi chilometrici. Poche domande, a cui puoi rispondere solo tu:
- Sono un amministratore. Ho clienti, fornitori o contatti commerciali al di fuori del comune di residenza della mia azienda o associazione?
- Ho dipendenti che utilizzano, o a cui potrei far utilizzare, il proprio mezzo per uso aziendale?
- Ho un flusso, attuale o ipotetico, di tratte che possano essere gestite con rimborsi chilometrici?
Se hai risposto di sì ad almeno 2 domande, ti consigliamo di proseguire nella lettura.
Perché non basta un foglio di calcolo
Un foglio per ogni addetto può essere corretto, ma pone domande scomode:
- Quanto tempo devono investire i miei addetti ogni mese?
- Quanto sono affidabili le distanze inserite a mano?
- Quanto tempo mi serve per controllare tutto?
- I luoghi inseriti sono davvero motivati da un uso aziendale?
Cosa fa s@tXrkm:
- Riduce al minimo il tempo del rimborso: giornata a tocchi con salvataggio automatico, settimana tipo per i giri fissi, motivo ricordato per ogni luogo.
- Calcola le distanze con OpenRouteService e le conserva: ogni coppia di luoghi si calcola una volta sola, poi si riusa.
- Raccoglie in un unico posto tutto da controllare: chi approva vede un mese intero, tratta per tratta, con ricevute e foto.
- Fa proporre i luoghi dagli utenti e li fa approvare prima dell'uso. Una volta approvato, un luogo è disponibile a tutta la struttura.
I documenti giustificativi non vanno solo "dichiarati"
Inserire la voce rimborso chilometrico in busta paga, o prelevarla come amministratore, non è sufficiente: servono i documenti che comprovano ogni spostamento.
In caso di controllo, senza documenti giustificativi i rimborsi possono essere tassati come reddito, oltre alle sanzioni per l'azienda. I documenti vanno tenuti disponibili per anni: chiedi al tuo commercialista i termini applicabili al tuo caso.
Con s@tXrkm ogni mese ha il suo PDF con itinerario, chilometri, tariffa, motivo, totali approvati e ricevute allegate.
Giorni ricostruiti a posteriori
Se per qualche periodo mancano registrazioni, si possono inserire gli spostamenti solo per i giorni in cui sono realmente avvenuti, segnandoli come ricostruiti e indicando obbligatoriamente la fonte: un DDT, una fattura del fornitore, una ricevuta di carburante, un verbale di riunione. Nel PDF i giorni ricostruiti sono contrassegnati e, in fondo, trovi l'elenco con le fonti.
Risparmio fiscale
I rimborsi chilometrici sono una soluzione flessibile e spesso vantaggiosa per società di persone e di capitali, un'alternativa all'acquisto di veicoli aziendali.
Il vantaggio dipende dal tipo di soggetto: amministratore o dipendente. Per i dipendenti il beneficio può essere completo anche per le percorrenze nello stesso comune della sede; per gli amministratori è limitato alle tratte fuori dal comune della sede. Le tratte partono e ritornano sempre dalla sede.
Per chi gestisce persone sul territorio
Delega del rimborso
Un utente può delegarne un altro (per esempio la segreteria) a inserire i propri spostamenti.
Controllo cantieri
Assegni ai dipendenti i cantieri da visitare, il programma propone il mese, il dipendente conferma ciò che ha fatto davvero e tu vedi dove non è andato.